A gestão condominial movimenta, todos os meses, milhões de reais em todo o Brasil. E, infelizmente, onde há dinheiro, há também riscos de desvios. Casos de apropriação indébita, superfaturamentos e fraudes em condomínios vêm se tornando cada vez mais comuns — especialmente nos grandes centros urbanos.

Mas é possível proteger o condomínio e blindar a gestão com um conjunto de práticas simples, eficientes e preventivas. A seguir, mostramos os pilares que todo condomínio deve implementar para reduzir drasticamente o risco de golpes e má gestão por parte de síndicos e administradoras.

Contrato de gestão: a primeira barreira contra fraudes

Tudo começa com o contrato firmado entre o síndico e o condomínio. Um contrato bem estruturado não só define as regras do jogo, mas limita a margem para práticas duvidosas:

• Seguro de Responsabilidade Civil (RC) obrigatório: o contrato deve exigir a contratação de seguro específico para o síndico, cobrindo prejuízos decorrentes de má gestão, negligência ou dolo;
• Cláusula de Compliance e Limites de Alçada;
• Despesas acima de R$ 5.000 exigem no mínimo três cotações formais e aprovação prévia do Conselho Fiscal;
• Contratações acima de 20.000 reais devem ser aprovadas em Assembleia Geral, salvo emergências justificadas, que exigem posterior ratificação em assembleia;
• Relatório Mensal de Gastos: o síndico deve apresentar, todos os meses, um relatório detalhado de receitas e despesas, com documentos comprobatórios disponíveis para qualquer condômino interessado;
• Plano Diretor de Projetos: todos os projetos e obras precisam constar de um planejamento aprovado em assembleia, com cronograma, prioridades e estimativas de custos definidos antecipadamente.

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Transparência e fiscalização permanente

Além do contrato, a rotina de controle exige participação ativa dos próprios moradores:

• Gestão financeira aberta: disponibilização de balancetes, extratos bancários, contratos e notas fiscais de forma digital e acessível a todos;
• Conselho Fiscal ativo: seus membros devem auditar mensalmente os números, validar documentos e emitir pareceres para as assembleias;
• Participação em assembleias: o comparecimento dos moradores às assembleias é essencial para acompanhar e questionar a gestão;
• Auditoria externa periódica: auditorias preventivas, realizadas por empresas independentes, são excelentes ferramentas de fiscalização técnica e isenta;
• Uso de tecnologia: sistemas e plataformas de gestão condominial permitem acompanhamento online de todas as despesas, contratos e documentos;
• Administradora de confiança: quando o condomínio contrata uma administradora, a escolha deve recair sobre empresas com reputação consolidada e políticas rígidas de compliance.

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A visão de um gestor profissional

Rodrigo Lobo, síndico profissional da Advanced Síndicos Profissionais, faz um alerta direto para o mercado:

“Infelizmente, o condomínio ainda é, em muitos casos, tratado como uma extensão doméstica da vida dos moradores — mas ele é, na prática, uma empresa de prestação de serviços com orçamento robusto e múltiplos fornecedores. É justamente essa visão empresarial que falta na maioria dos casos onde ocorrem desvios.

Na Advanced, implantamos sistemas de governança similares aos de empresas multinacionais: processos auditáveis, compliance rígido, política formal de compras e fluxos de aprovação bem definidos. Quando o condomínio adota práticas empresariais e controles estruturados, o risco de desvios praticamente desaparece — não por sorte, mas por gestão profissional.”

O que fazer ao menor sinal de fraude

Se surgirem indícios concretos de irregularidades, o caminho é direto:

• Documente provas: reúna notas fiscais, extratos, registros e qualquer outro material comprobatório;
• Consulte outros condôminos: compartilhe a suspeita e verifique se há percepções similares;
• Comunique o Conselho Fiscal: leve os indícios ao órgão fiscalizador interno do condomínio;
• Convoque Assembleia Extraordinária: caso o problema persista, os condôminos podem deliberar sobre o afastamento do síndico e a contratação de auditoria;
• Aja judicialmente: confirmada a fraude, o condomínio deve acionar o Judiciário e, se necessário, fazer denúncia criminal.

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Fraudes são prevenidas com regras, não com sorte

Blindar um condomínio contra desvios não depende de “boa vontade”, mas de sistemas bem implantados de governança, fiscalização e participação ativa dos moradores.

Quanto mais profissional for a gestão, menor o risco de surpresas desagradáveis. E o custo da prevenção é sempre muito menor do que o da reparação.

Por Rafael Bernardes, CEO do Síndicolab, e Felipe Faustino, do Faustino & Teles Advogados

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