A digitalização das empresas se intensificou nos últimos anos e ampliou o uso de ferramentas voltadas à gestão, comunicação e automação de processos. No entanto, a adoção dessas soluções nem sempre resulta em mais eficiência e pode elevar os custos operacionais.

Isso ocorre porque muitas organizações acumulam plataformas que não se integram e acabam sendo pouco utilizadas pelas equipes no dia a dia. “Conheço empresas que investem em tecnologia, mas não utilizam nem metade do que contratam”, afirma Marcos Custódio, especialista em arquitetura digital de negócios e CEO da WebPeak.

Como reduzir custos sem cortar tecnologia

Para Marcos Custódio, o principal problema está na forma como a transformação digital foi conduzida. Em vez de estruturar o uso das ferramentas, muitas empresas passaram a adotar novas soluções de forma isolada, sem considerar a integração entre elas.

Esse cenário impacta diretamente o orçamento. Plataformas complexas, com múltiplas funcionalidades, são utilizadas parcialmente, enquanto parte dos colaboradores acessa apenas recursos básicos. É possível reduzir custos com tecnologia em até 30% apenas reorganizando o uso das ferramentas já existentes, sem comprometer a operação. “Não se trata de reduzir tecnologia, mas de ajustar o uso ao que cada área realmente precisa. Muitas empresas mantêm contratos que não refletem a rotina das equipes”, explica.

Uma das medidas recomendadas é mapear como cada área utiliza as soluções disponíveis. A partir desse diagnóstico, é possível ajustar planos, níveis de acesso e funcionalidades conforme a necessidade de cada equipe.

A integração entre sistemas também é decisiva. Quando as plataformas não se comunicam, aumentam os riscos de retrabalho, inconsistência de dados e perda de produtividade. Empresas que revisam sua estrutura digital tendem a obter ganhos financeiros e operacionais em curto prazo, além de melhorar a eficiência dos processos internos.

Sinais de que a tecnologia virou desperdício

Alguns sinais indicam quando a tecnologia deixa de ser estratégica e passa a gerar custos desnecessários. Entre eles, estão a baixa adesão das equipes, a sobreposição de ferramentas com funções semelhantes, a dificuldade em consolidar dados e o uso limitado de plataformas robustas. Também chamam atenção casos em que colaboradores recorrem a soluções externas para suprir falhas dos sistemas oficiais, o que evidencia problemas de integração e usabilidade.

Levantamentos recentes reforçam o cenário. Dados da Productiv indicam que apenas cerca de 45% das licenças de software são efetivamente utilizadas dentro das empresas, evidenciando um alto nível de ociosidade nas ferramentas contratadas. Já a Okta aponta que organizações utilizam, em média, mais de 90 aplicações diferentes, muitas vezes com funções sobrepostas. Soma-se a isso o avanço do chamado “shadow IT”: segundo a IBM, entre 30% e 40% do uso de tecnologia ocorre fora dos sistemas oficialmente aprovados, o que dificulta o controle de custos e a governança.

Ajustes para maior eficiência operacional

Projetos voltados à reorganização dessas estruturas passaram a ganhar mais visibilidade no setor. Um exemplo foi o reconhecimento, em âmbito nacional, de uma implementação de ambiente corporativo em uma única operação — iniciativa que reflete a crescente demanda por eficiência no uso de plataformas digitais. O projeto foi conduzido pela WebPeak, reconhecida como a empresa brasileira que lidera a maior implementação do Zoho Workplace em número de usuários no país.

Por Clarissa Perillo