6 cuidados para escolher um espaço para eventos corporativos

O mercado de eventos corporativos segue aquecido no Brasil. Apenas em São Paulo, foram realizados 1.511 eventos B2B de grande porte em 2025, crescimento de 22% em relação ao ano anterior, segundo o Barômetro da União Brasileira dos Promotores de Feiras (UBRAFE) e da São Paulo Turismo (SPTuris). A movimentação gerou impacto econômico estimado em R$ 14 bilhões.

Com congressos, convenções empresariais, treinamentos e encontros executivos concentrados principalmente no segundo semestre, encontrar espaços disponíveis e adequados às necessidades de cada empresa pode exigir mais planejamento.

Segundo João Paulo Ugioni, administrador de empresas e fundador da Altus Eventos, empresa especializada em locação e gestão de espaços e na produção de eventos corporativos em São Paulo, alguns critérios precisam ser avaliados antes da assinatura do contrato.

“Os eventos corporativos deixaram de ser apenas uma reunião presencial. Eles fazem parte da estratégia das empresas para fortalecer relacionamentos, lançar produtos e desenvolver equipes. Quando a escolha considera apenas preço ou localização, problemas operacionais podem comprometer toda a experiência”, explica.

A seguir, o especialista lista 6 cuidados importantes antes de contratar um espaço para eventos corporativos. Confira!

1. Verifique a capacidade da internet

Congressos e convenções podem reunir centenas de aparelhos conectados simultaneamente. Por isso, não basta saber se o local oferece Wi-Fi. É importante verificar a capacidade da rede e se existe estrutura adequada para transmissões, apresentações e ferramentas utilizadas durante a programação.

“Falhas de conexão podem prejudicar palestras, credenciamento e até ações planejadas com o público. A estrutura tecnológica precisa ser dimensionada de acordo com a quantidade de participantes“, afirma João Paulo Ugioni.

2. Avalie o suporte técnico disponível

Equipamentos de áudio, iluminação, projeção e transmissão exigem acompanhamento durante o encontro. Antes da contratação, vale confirmar se haverá profissionais responsáveis pela operação e pela solução de eventuais problemas. “Quando surge uma falha durante uma apresentação, o tempo de resposta faz muita diferença. Ter uma equipe preparada evita que um problema técnico interrompa a programação”, ressalta o administrador.

3. Observe acesso e estacionamento

A experiência do participante começa antes mesmo de sua chegada ao evento. Por isso, fatores como localização, opções de transporte, estacionamento, sinalização e facilidade de embarque e desembarque devem ser considerados no planejamento. Também é importante avaliar o acesso e a circulação dos fornecedores, especialmente quando o evento exige a montagem de cenários, equipamentos, mobiliário ou estruturas adicionais.

4. Confira se o espaço permite diferentes layouts

Um ambiente utilizado para uma palestra pode precisar assumir outra configuração durante uma dinâmica, reunião ou momento de networking. Por isso, flexibilidade também deve ser considerada. “Nem sempre o formato planejado inicialmente será mantido durante toda a programação. Espaços que permitem adaptações ajudam a empresa a utilizar melhor cada ambiente”, explica João Paulo Ugioni.

5. Analise conforto, acessibilidade e segurança

Climatização, acústica, banheiros, acessibilidade, saídas de emergência e circulação do público interferem diretamente na permanência dos participantes. Esses pontos também precisam ser avaliados de acordo com o tempo de duração do encontro. Uma programação de oito horas, por exemplo, demanda cuidados diferentes de uma reunião executiva mais curta.

6. Entenda exatamente o que está incluído no contrato

Antes de fechar a contratação, é recomendado confirmar quais equipamentos, profissionais e serviços estão contemplados no valor apresentado. Internet, limpeza, mobiliário, apoio técnico, estacionamento, montagem e desmontagem são alguns dos itens que podem variar de acordo com cada fornecedor.

“Quanto mais transparente for essa etapa, menores serão as chances de custos inesperados. O contratante precisa saber exatamente o que será entregue e como o espaço dará suporte antes, durante e depois do evento”, orienta o empresário.

Atendimento também influencia a experiência

Além da infraestrutura, João Paulo Ugioni afirma que a relação entre o espaço e a equipe responsável pela organização deve ser observada desde os primeiros contatos. Ter um profissional responsável pelo acompanhamento, respostas rápidas e suporte durante a montagem pode diminuir a sobrecarga dos organizadores.

“O cliente não quer apenas receber as chaves de um espaço. Ele precisa saber que existe uma equipe acompanhando a operação e preparada para resolver as demandas que aparecem durante a programação”, afirma.

Para os participantes, essa organização tende a aparecer na fluidez da experiência, desde a chegada até o encerramento. “Quando a estrutura funciona bem, o público consegue prestar atenção no conteúdo. Quando existem falhas operacionais, elas acabam se tornando a principal lembrança do evento”, conclui João Paulo Ugioni.

Por Carolina Lara