A Reforma Tributária instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023 representa uma das maiores transformações no sistema fiscal brasileiro em décadas. Com implementação prevista para janeiro de 2026, a recomendação é que as empresas iniciem sua preparação imediatamente para evitar problemas de conformidade e interrupções operacionais.

“Estamos diante de uma mudança estrutural no sistema tributário que vai muito além de meras alterações de alíquotas. As empresas que postergarem sua adaptação correm sério risco de enfrentar dificuldades operacionais significativas quando a reforma entrar em vigor. O momento de agir é agora, não quando estivermos ainda mais próximos do prazo final”, afirma Ulisses Brondi, advogado especialista em direito tributário e CEO da ASIS, empresa de tecnologia focada em gestão tributária. 

Novas regras exigem revisão de processos

A reforma afetará diretamente diversos aspectos da operação empresarial. A mudança para um modelo de imposto “por fora” exigirá uma completa revisão das estratégias de precificação e margens de lucro. Alterações no timing de apuração e recolhimento dos tributos impactarão o fluxo de caixa e as necessidades de capital de giro das organizações.

Operações interestaduais enfrentarão novos requisitos para garantir a correta arrecadação no estado de destino, enquanto a implementação do sistema de split payment (pagamento fracionado do imposto) alterará significativamente a dinâmica financeira entre fornecedores e clientes.

“As empresas precisam entender que esta reforma afeta praticamente todos os departamentos — do comercial ao financeiro, da logística à contabilidade. É um equívoco pensar que apenas o setor fiscal será impactado”, alerta Ulisses Brondi, que acrescenta: “Recomendamos fortemente a criação de um comitê multidisciplinar dedicado a mapear todos os processos que serão afetados e planejar as adaptações necessárias”.

Outro ponto crítico destacado pelos especialistas é o fim dos regimes especiais, que impactará diretamente modelos operacionais construídos com base em benefícios fiscais existentes. Empresas que operam sob condições especiais precisarão revisar completamente seus modelos de negócio.

Adaptação estratégica à Reforma Tributária

Para ajudar as empresas a se prepararem adequadamente para as novas regras, Ulisses Brondi recomenda 6 ações prioritárias. Confira!

1. Estabeleça um comitê multidisciplinar dedicado

A criação de um grupo de trabalho com representantes de áreas-chave como fiscal, financeiro, comercial, TI e jurídico é fundamental para mapear todos os impactos da reforma. “Este comitê deve ter autonomia e recursos para coordenar todo o processo de adaptação, desde o diagnóstico inicial até a implementação final das mudanças necessárias”, recomenda Ulisses Brondi. Reuniões periódicas e relatórios de progresso ajudarão a manter o projeto nos trilhos.

Para Pequenas e Médias Empresas (PMEs), que não contam com a mesma estrutura de grandes corporações, é essencial designar um líder interno com autonomia para coordenar as ações. Além disso, buscar suporte externo especializado de contadores e consultorias é fundamental, utilizando a tecnologia e sistemas de gestão atualizados para otimizar processos. Priorizar os impactos diretos e participar de associações do setor também são estratégias inteligentes para garantir a conformidade e aproveitar as oportunidades.

Especialmente aos optantes do Simples Nacional, se preparar para a Reforma Tributária com foco em planejamento e adaptação é essencial. O primeiro passo é entender as mudanças e avaliar, junto ao contador, se permanecer no Simples continuará sendo vantajoso ou se a migração para outro regime tributário poderá trazer benefícios.

2. Revise sua estratégia de precificação

O modelo de imposto “por fora” exigirá uma reformulação completa na forma como as empresas calculam seus preços. “As empresas precisam simular diferentes cenários de precificação, considerando o impacto nas margens e na competitividade”, explica o advogado tributarista e CEO da ASIS. Isso inclui a revisão de contratos com clientes e fornecedores, ajustes em tabelas de preços e possível negociação de acordos comerciais de longo prazo.

3. Atualize seus sistemas de gestão

A adaptação tecnológica é imprescindível. “Empresas que mantêm sistemas desatualizados enfrentarão enormes dificuldades para se adequar às novas regras. É essencial verificar junto aos fornecedores de tecnologia os cronogramas de atualização, garantir a compatibilidade entre diferentes módulos e sistemas, e planejar janelas de manutenção que não interrompam operações críticas do negócio”, alerta Ulisses Brondi.

4. Realize testes rigorosos e simulações

Antes da implementação oficial, é fundamental testar exaustivamente como os novos processos funcionarão na prática. “Recomendamos criar um ambiente de testes que replique ao máximo as condições reais de operação”, sugere o especialista. Isso inclui simular diferentes tipos de transações, testar integrações entre sistemas e validar relatórios fiscais. Os erros identificados devem ser documentados e corrigidos metodicamente.

Além disso, revisar o cadastro fiscal atual, bem como realizar auditorias e cruzamentos de dados antes da implementação da nova sistemática, é essencial para garantir uma migração segura, evitar autuações e assegurar que o novo modelo reflita corretamente a realidade tributária da empresa.

5. Estabeleça um sistema de monitoramento contínuo

Mesmo após a implementação inicial, a regulamentação continuará evoluindo. “As empresas precisam estabelecer um processo sistemático para acompanhar mudanças legislativas e ajustar rapidamente seus processos”, orienta Ulisses Brondi. Isso inclui designar responsáveis pelo monitoramento de novas publicações oficiais, participar de grupos setoriais de discussão e manter canal aberto com consultores especializados.

“O maior erro que vemos as empresas cometendo é esperar a regulamentação completa para iniciar a preparação. Isso é extremamente arriscado. Mesmo que alguns detalhes ainda estejam sendo definidos, as linhas gerais da reforma já estão claras e permitem iniciar o trabalho preparatório”, adverte o advogado. 

Um alerta importante diz respeito à provável escassez de recursos de consultoria e suporte técnico nos meses que antecedem a implementação obrigatória. Com muitas empresas buscando assistência simultaneamente, aquelas que deixarem para a última hora poderão enfrentar dificuldades para obter o suporte necessário.

6. Prepare os seus sistemas e equipes

Fornecedores de tecnologia já estão investindo no desenvolvimento e aprimoramento de soluções alinhadas às novas diretrizes tributárias. As empresas são aconselhadas a manter contato próximo com seus parceiros tecnológicos e aproveitar recursos como manuais, webinars e treinamentos específicos.

“A validação antecipada de processos em ambientes de teste é fundamental”, explica Ulisses Brondi, que completa afirmando: “As empresas precisam garantir que seus sistemas estejam não apenas tecnicamente preparados, mas que suas equipes saibam operá-los corretamente sob as novas regras. Esta é uma transformação que vai muito além de simplesmente atualizar um software”.

As organizações interessadas em se aprofundar no tema devem buscar informações nos canais oficiais do governo, como o portal da Reforma Tributária no site do Ministério da Fazenda (MF), além de consultar seus parceiros financeiros e tecnológicos para orientações específicas ao seu setor.

Por Raissa Jorgenfelth