Vai contratar um síndico profissional? Uma escolha errada pode custar dois anos de retrocesso ao seu condomínio

Contratar um síndico profissional deveria ser uma das decisões mais criteriosas tomadas por um condomínio. Afinal, estamos falando de alguém que terá acesso a informações financeiras, participará de decisões sobre contratos, conduzirá obras, administrará conflitos e representará uma comunidade que, muitas vezes, reúne centenas de famílias e um patrimônio imobiliário de dezenas ou centenas de milhões de reais.

E a dica mais importante: Dois anos de gestão e apenas 5 minutos de apresentação na assembleia? Não faz sentido! Ao menos 30 minutos entre apresentação e perguntas organizadas é essencial.

Entretanto, em muitos condomínios, a escolha ainda acontece de maneira surpreendentemente superficial. Uma apresentação convincente, um currículo bem elaborado, algumas recomendações e uma proposta comercial competitiva podem ser suficientes para definir quem assumirá a gestão pelos próximos dois anos.

O problema é que uma boa apresentação comercial não significa necessariamente uma boa capacidade de administração.

E quando a escolha é equivocada, o prejuízo não se limita aos honorários pagos. Dois anos de uma gestão inadequada podem representar manutenção adiada, contratos mal negociados, perda de recursos financeiros, deterioração das relações entre moradores e decisões que precisarão ser corrigidas pela administração seguinte.

Não significa que todo mandato dure dois anos, nem que uma gestão ruim necessariamente produza esse resultado. Mas é um horizonte suficientemente longo para comprometer o planejamento de um condomínio.

Por isso, antes de escolher um síndico profissional, conselheiros e moradores precisam compreender uma questão fundamental: contratar alguém para administrar um condomínio exige muito mais do que comparar propostas.

O currículo conta uma história. As atas podem contar outra.

Um candidato pode afirmar que possui dez anos de experiência, que administra diversos condomínios e que conquistou excelentes resultados. Essas informações são importantes, mas precisam ser verificadas.

Uma das maneiras mais inteligentes de conhecer o histórico de um síndico profissional é solicitar referências de condomínios que ele administra atualmente e, principalmente, daqueles que já deixou de administrar.

Converse com presidentes de conselho, conselheiros e, quando possível, moradores que acompanharam sua atuação. Pergunte como eram conduzidas as assembleias, se os problemas eram resolvidos, se havia transparência financeira e como o profissional reagia quando suas decisões eram questionadas.

Existe ainda uma documentação particularmente valiosa: as atas de assembleias.

Com autorização e respeitando a privacidade dos condomínios envolvidos, a análise de atas dos últimos dois anos pode ajudar a compreender quais decisões foram submetidas aos moradores, quais projetos foram aprovados e como o candidato conduziu situações difíceis.

É importante observar que uma ata não constitui uma avaliação completa da gestão. Ela registra acontecimentos e deliberações, mas nem sempre revela a qualidade da execução. Ainda assim, quando analisada em conjunto com outros documentos e referências, pode fornecer informações muito mais relevantes do que um discurso comercial.

Não pergunte apenas onde ele trabalha. Pergunte por que saiu.

É natural que um síndico profissional encerre contratos. Condomínios mudam de direção, assembleias escolhem novos representantes e relações profissionais chegam ao fim.

O encerramento de um mandato, isoladamente, não representa incompetência.

Mas compreender as circunstâncias dessas saídas pode revelar informações importantes sobre o perfil do candidato.

Uma comissão de contratação deveria procurar saber se o profissional concluiu os projetos iniciados, se deixou pendências relevantes, se entregou adequadamente a documentação e como foi sua relação com o conselho.

Também vale perguntar se ele aceitaria indicar um condomínio no qual não foi reeleito ou teve o contrato encerrado.

O objetivo não é encontrar alguém que nunca tenha enfrentado conflitos. Isso seria pouco realista em uma atividade que envolve interesses tão diferentes.

O objetivo é compreender como esse profissional se comporta quando as coisas não acontecem como ele gostaria.

Quantos condomínios esse síndico realmente consegue administrar?

Existe uma diferença importante entre possuir uma grande carteira de clientes e ter capacidade operacional para atender bem a todos eles.

Um síndico que administra quinze condomínios pode possuir uma estrutura eficiente, equipe qualificada e processos organizados. Outro, com apenas cinco, pode apresentar dificuldades de atendimento.

O número de condomínios, sozinho, não determina a qualidade da gestão.

A comissão precisa investigar a estrutura que sustenta o trabalho. Quem responde às solicitações dos moradores? Quem acompanha as obras? Quem participa das reuniões? Quem comparece em uma emergência? O profissional contratado estará efetivamente presente ou grande parte das atividades será delegada?

É necessário compreender também quem substitui o síndico em suas ausências, quais são os limites dessa substituição e como funcionam os canais de atendimento.

A pergunta correta não é simplesmente quantos condomínios ele administra, mas quanto tempo, atenção e estrutura ele terá disponíveis para administrar o seu.

Investigue a capacidade financeira e administrativa, não apenas a experiência

Um condomínio pode arrecadar milhões de reais por ano. Administrar esse dinheiro exige conhecimentos que ultrapassam a rotina de atendimento aos moradores.

O candidato precisa demonstrar capacidade de interpretar balancetes, acompanhar inadimplência, elaborar planejamento orçamentário, avaliar contratos, compreender riscos trabalhistas e identificar prioridades de manutenção.

Em vez de perguntar se ele conhece esses assuntos, apresente situações concretas.

Como agiria diante de um déficit orçamentário recorrente? O que faria ao encontrar uma obra urgente sem recursos suficientes? Como conduziria uma proposta de aumento da taxa condominial rejeitada pelos moradores? Qual seria sua primeira providência ao identificar inconsistências em uma prestação de contas?

As respostas permitem observar algo que um certificado dificilmente revela: a capacidade de raciocinar diante de problemas reais.

Também é recomendável solicitar exemplos de relatórios gerenciais produzidos pelo candidato, desde que os documentos estejam devidamente autorizados e não exponham informações confidenciais de outros condomínios.

Verifique a situação profissional e os possíveis conflitos de interesse

Antes da contratação, a comissão deve verificar quem está sendo efetivamente contratado: uma pessoa física, uma empresa de sindicatura ou uma estrutura empresarial que oferece serviços complementares.

Quando houver pessoa jurídica, é recomendável consultar o CNPJ, sua situação cadastral, o objeto de atuação e quem são os responsáveis pela empresa.

Também é pertinente solicitar certidões e consultar registros públicos de processos judiciais relacionados à atividade profissional, observando que a existência de uma ação não significa culpa ou irregularidade. O contexto, a natureza da demanda e seu andamento precisam ser considerados.

Outro ponto merece atenção especial: a relação do candidato com fornecedores.

O síndico possui participação em empresas que prestam serviços aos condomínios? Recebe comissões ou benefícios por indicações? Mantém parcerias comerciais que possam influenciar a contratação de prestadores?

Essas relações não devem ser presumidas como irregulares, mas precisam ser declaradas e avaliadas com transparência.

A comissão deve buscar um profissional cuja independência de decisão seja compatível com os interesses do condomínio.

O candidato sabe administrar pessoas ou apenas processos?

Boa parte dos problemas condominiais não nasce de uma planilha. Nasce da dificuldade de administrar expectativas, interesses e relacionamentos.

Um síndico pode ser tecnicamente competente e, ainda assim, apresentar enormes dificuldades para conversar com moradores, aceitar críticas ou trabalhar com conselheiros.

Durante a entrevista, observe como ele reage a perguntas desconfortáveis.

Ele responde com clareza? Reconhece erros? Consegue explicar decisões sem desqualificar quem discorda? Demonstra disposição para prestar contas ou interpreta qualquer questionamento como uma afronta à sua autoridade?

Um condomínio não precisa contratar alguém que concorde com todos os moradores. Precisa de alguém capaz de tomar decisões fundamentadas, comunicar seus motivos e conviver com a fiscalização legítima.

A forma como um candidato reage ao questionamento durante a seleção pode oferecer pistas importantes sobre como ele se comportará depois de eleito.

Uma comissão inteligente não escolhe apenas um candidato. Compara evidências.

O processo de seleção deveria começar antes das entrevistas.

Conselheiros e moradores precisam identificar as necessidades do condomínio. Um empreendimento com problemas estruturais exige competências diferentes de um condomínio recém-entregue pela incorporadora. Um prédio com conflitos recorrentes entre moradores pode exigir habilidades de comunicação especialmente desenvolvidas.

Com esse diagnóstico, a comissão consegue estabelecer critérios objetivos e aplicá-los igualmente a todos os candidatos.

Roteiro de investigação do candidato

Checklist para conselheiros, moradores e comissões de seleção.

Verificações concluídas:

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Confirmar a experiência e os condomínios efetivamente administrados;

Conversar com referências atuais e anteriores;

Solicitar atas e evidências de resultados, quando autorizadas;

Investigar as circunstâncias de encerramentos de mandatos;

Verificar CNPJ, contratos e situação profissional;

Avaliar a carteira de clientes e a estrutura de atendimento;

Investigar potenciais conflitos de interesse com fornecedores;

Aplicar perguntas práticas sobre finanças, obras e conflitos;

Comparar propostas com critérios iguais para todos;

Definir metas, relatórios e mecanismos de acompanhamento.

A contratação não termina na eleição

Outro erro frequente é acreditar que a escolha do síndico encerra o trabalho da comissão.

Na realidade, a contratação deveria inaugurar um processo de acompanhamento.

É recomendável estabelecer objetivos para os primeiros 90 dias, definir a frequência de apresentação dos relatórios, organizar o levantamento das pendências existentes e documentar as responsabilidades do profissional.

Também é importante verificar se a proposta comercial corresponde às condições que serão efetivamente contratadas e se as obrigações estão adequadamente formalizadas, respeitando a convenção condominial e as regras legais de eleição e representação.

O Código Civil, em seu artigo 1.347, prevê a escolha do síndico pela assembleia para mandato não superior a dois anos, renovável. A comissão pode conduzir uma seleção técnica, mas não deve substituir a competência da assembleia.

Essa distinção é fundamental: o processo seletivo produz informações para que os condôminos decidam melhor. Não deve funcionar como uma eleição antecipada conduzida por poucas pessoas.

O maior risco não é contratar um síndico caro. É contratar sem conhecer quem vai administrar o patrimônio.

Existe uma contradição interessante no comportamento dos condomínios.

Para contratar uma obra de fachada, muitas comunidades exigem diferentes propostas, referências técnicas, documentação, garantias e análises detalhadas.

Mas, para escolher a pessoa que participará da administração de todas as obras, contratos e recursos financeiros pelos próximos anos, algumas se contentam com uma apresentação de poucos minutos.

Não se trata de desconfiar de todos os síndicos profissionais. O mercado possui profissionais experientes, responsáveis e tecnicamente preparados. Justamente por isso, um processo de seleção criterioso também beneficia os bons candidatos, que conseguem demonstrar suas competências por meio de evidências.

A escolha de um síndico profissional não deveria ser uma disputa de popularidade, uma competição de honorários ou uma decisão baseada exclusivamente na indicação de conhecidos.

Deveria ser uma investigação organizada sobre capacidade, experiência, reputação, disponibilidade e resultados.

Porque o condomínio pode levar anos para construir uma reserva financeira, organizar sua manutenção e estabelecer uma relação de confiança entre moradores e administração. Parte desse trabalho pode ser comprometida em um único mandato conduzido sem planejamento ou competência.

Antes de entregar dois anos de gestão a alguém, talvez a pergunta mais inteligente não seja quanto esse profissional cobra, mas o que o condomínio realmente sabe sobre ele.

E, principalmente, o que fez para descobrir.

Por Rafael Bernardes, especialista em gestão condominial e fundador do Sindicolab

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