Trabalhar com emissão de nota fiscal eletrônica (Nfs-e) é uma realidade para a grande maioria das empresas, mas esse processo nem sempre é livre de entraves, que muitas vezes podem levar a rejeição do documento.

Esse é um dos problemas mais frequentes na Secretaria de Fazenda (SEFAZ), porém, é algo que pode ser resolvido rapidamente na maioria dos casos, desde que o diagnóstico do motivo da recusa seja ágil e a correção seja efetiva.

O processo de emissão da NF-e envolve uma série de etapas de comunicação entre a SEFAZ e a Receita Federal, sendo essencial a obtenção da autorização para garantir a validade da nota.

Tratando de um assunto tão importante para as operações da empresa, é fundamental possuir um entendimento aprofundado sobre este tema.

Tipos de situações apresentadas na avaliação de NF-e

A validação de uma NF-e pela SEFAZ pode resultar em três situações distintas:

• autorização de uso
• rejeição
• denegação de uso

No caso da rejeição, a NF-e é descartada por conter dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos.

Já a denegação, que difere da rejeição, tem como foco a situação da empresa, sendo apresentada nos casos de irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário.

Vale ressaltar que a correção da denegação envolve regularizar pendências junto à SEFAZ, enquanto a correção da rejeição trata de ajustes nos erros de preenchimento da NF-e.

Motivos mais comuns de rejeição de Nota Fiscal Eletrônica

De acordo com o Manual de Orientação do Contribuinte, existem quase 500 razões que podem levar à rejeição de uma Nota Fiscal Eletrônica.

Entre os códigos de erro mais comuns, destacam-se:

• CNPJ inválido do emitente ou destinatário;
• Inconsistência com o certificado digital;
• Fim do prazo para cancelamento;
• Problemas com a Inscrição Estadual (IE);
• Discrepância com PIS e Cofins;
• CFOP inválido para devolução de mercadoria;
• Duplicidade na NF-e.

Estratégias para evitar rejeições

Para minimizar a probabilidade de rejeições, é necessário organização.

Problemas com os cadastros de clientes e fornecedores, além de registros desatualizados, são fontes comuns de rejeição.

Outra medida extremamente efetiva é a automação da emissão de notas fiscais, integrando-a a um sistema de gestão, a fim de reduzir erros de digitação e agilizar os processos.

O Manual de Orientação do Contribuinte oferece uma tabela detalhada com os motivos de rejeição. Portanto, sempre que houver uma rejeição de NF-e, vale a pena consultar o manual para identificar o código do erro e interpretá-lo corretamente.

A compreensão das razões proporciona à administração a oportunidade de corrigir os problemas e garantir a emissão eficiente de futuras notas fiscais.

Com atenção e técnica adequadas, a rejeição de notas fiscais eletrônicas pode ser um desafio superável, desencadeando melhorias nos processos internos e garantindo a regularização fiscal da empresa.

Fonte: portal Contábeis